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【仕事術】タスク管理は時間割を作ればうまくいく!TodoistとGoogle Calendarで生産性をあげる方法

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f:id:sitk:20161226064539p:plainおはようございます。小畑です。

タスク管理してますか?
社会人であれば、そりゃしてますよね。

僕は2つのツール(TodoistとGoogle Calendar)を使って、
タスク管理をし、生産性を上げています。

タスク管理方法って、誰に教えてもらうでもなく。
自分で模索しながら見つけてきました。

仕事する上では、タスク管理って基本スキルだと思うのです。
TodoistとGoogle Calendar使えば、タスク管理をしながら生産性を上げることができます。  

僕が続けているタスク管理の方法をお伝えいたします。

タスク管理の目的は3つ

誰が、いつまでに、何をしなければいけないかを把握する

  • 「いつまでに」が重要
  • 「期限」が抜けると、タスク管理をする意味がなくなる(と思っている)
  • アラートを出しやすくなる(素材の手配遅れなど)
  • 線引をする理由づくり
  • 個人とチームのタスクを把握しておく必要がある(僕の場合)

期限を守る

  • 生産性を上げるには、期限を意識することが必須
  • 社会人として当たり前のこと
  • だけど、できてない人もいる
  • 信頼問題に関わる→つまり期限を守らなければ、次に仕事を依頼してもらえない可能性が大きい
  • 人は忘れる生き物
  • 僕もすぐ忘れるので、リマインドを活用している
  • 締切日やタスクの開始時間、MTGの開始時間などを、ありとあらゆるものをリマインドしている
  • 作業に没頭していると、忘れがちになる
  • ツールに頼れる所は頼りまくる
  • リマインドがないと仕事の生産性が落ちる(僕の場合)

優先度をつける

  • 日々のタスクは山のようにやってくる
  • 順番にこなしていくのはナンセンス
  • 優先順位をつけて、重要なものから片付ける
  • 特に、締切日を意識して対応していく
  • スケジュールは締切日から逆算して考えていく

大事なのはタスクの粒度

  • 作業単位でタスクを切り分けれるのが理想
  • 加えて、Gitにはタスク単位でコミットする
  • タスクを因数分解すると、気持ちが楽になる
  • 工数見積する際も、タスクの因数分解は役に立つ
  • 自分がどういう作業をしなければいけないかを洗い出しできる

因数分解については、下記書籍をぜひご一読を。

たとえば。

「A案件のコーディングをする」というタスクがあった場合、
そのままタスクとして登録してしまうと大雑把すぎる。

コーディングをするという作業に対して、因数分解していくのである。

  • キックオフMTG(必要事項ヒアリング)
  • マークアップ設計
  • 文書構造構築
  • ベースコーディング
  • モジュールコーディング
  • 量産
  • デバッグ

と、「コーディングをする」という作業でも、これだけ因数分解ができる。
案件によってはもっと切り分けることができるかもしれない。

さらに、これらの項目で因数分解できるものは細分化していく。

例えば、デバッグ。

  • Windows
  • Mac
  • Android
  • iOS

など。

さらには、ブラウザ毎に

  • Chrome
  • Firefox
  • Safari

など、確認ブラウザを細分化してリスト化する。

ざっくり「デバッグ」というタスクよりも、

  • Windows8 IE11

と明確に切り分けることができれば、ひとつひとつの作業は小さくなるし、
実は、人に仕事を依頼しやすくなるのだ。

このように、細かくタスクを分割して、
タスクを「完了」させることにより、達成感を味わうのである。

この「達成感を味わう」というのが、
モチベーションを維持するには必要なのだ。

タスク管理は「粒度」を意識しよう。

時間割をつくろう

  • 時間割は優秀
  • 時間割の9割は締切をつくる作業
  • 小学生でも知っている- 大人の我々が使いこなせない訳がない
  • 1日の予定を立てやすい
  • タスクが見える化できる
  • チーム内で共有できる
  • 誰が、いつ、何をしているかを把握できる

一度、タスクを因数分解し、時間割を作ってみてください。

ToDoist を使う

f:id:sitk:20170114141514p:plain https://ja.todoist.com/

  • ToDo管理ツール
  • ちなみに有料会員になってます
  • 有料会員だとGoogle Calendarに同期できるようになる
  • 作業単位でタスク化していく
  • 優先順位をつける
  • 優先度高いものはフラグを付ける

過去記事もどうぞ。

www.kobatatakayuki.com

そして、いつのまにか「生産性のグランドマスター」にw

ゲーミフィケーション的な要素もあり、モチベーションあがりますよw

Google Calendar を使う

f:id:sitk:20170114141507p:plain

https://calendar.google.com/

  • スケジュール管理ツール
  • Todoistで登録したタスクをもとに時間割をつくる
  • 15分単位で考える
  • 残業は見込まず、就業時間内で終わるようにスケジュールをたてる
  • これで、タスクを見える化できる
  • 見える化できると、マルチタスクをこなすことに無理があることがわかる
  • スケジュールを登録すると、Slackに通知が行くように設定

Trello(おまけ)

f:id:sitk:20170114141526p:plain https://trello.com/

  • カンバン方式タスク管理ツール
  • Atlassianに買収されましたね!
  • 最近使えてない(;´Д`)
  • どちらかというと、チェックリストとして使っている
  • Slackと連携

毎日やっていること

  • まずは、サイボウズでMTGがあるか確認
  • MTG設定されていれば、優先してスケジュールに組み込む
  • その後、プロジェクト管理ツールで本日のタスク洗い出し
  • それぞれのタスク(作業単位)をTodoistにプロット
  • Todoist上で優先順位を振り分け
  • Google Calendarに時間割をつくる
  • それぞれ、30分前とかにリマインドされるようにセット
  • ルーチンでやるタスクは、固定でセット
  • 急ぎの対応が入ってきた場合は、再度時間割を見直し
  • リスケが必要な場合は、チーム内に伝達してスケジュール、リソース調整

てな感じです。

これやらないと、仕事が始まらない。

これからやりたいこと

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それは「作業時間の計測」です。
何度もチャレンジしました。

toggleを使って、計測しようと試みました。

Toggl - Free Time Tracking Software

しかし、ボタンを押さずに、ついつい作業を始めてしまう。
これが続くと、モチベーションも下がります。

何かいい方法ないかしらと思って考えついた結果。
原始的な方法ではありますが、、、
タスク管理する際に「予定工数を書く」というルールを決めることにしました。

【案件名】タスク名 [予定工数]

これで、解決できそうだ。
あとで、Google Calendarを見返した時に、予定工数と、実工数の差異がわかるようになるし。

うむ。これでイケる気がする(๑´ڡ`๑)

まとめ

タスク管理の目的は3つです。

  • 誰が、いつまでに、何をしなければいけないかを把握する
  • 期限を守る
  • 優先度をつける

でしたね。

これらを守ることで、他人に迷惑をかけず、タスクを処理していくことができます。
「当たり前のことを当たり前にする」。これがタスク管理に必要な心構えです。

タスク管理をスムーズにするために、2つのツールを使いこなします。

  • Todoist
  • Google Calendar

これらを使って、1日の時間割をつくっていくのです。

この時に、リマインダーを活用してください。
あなたの生産性が上がることでしょう。

さいごに

最近読んだ読んだ本の中で、タスク管理をするうえで参考にした3冊をご紹介します。
※1冊は上で紹介済み。

長文失礼しました。

おわり。

追伸

トレーニング、続いてます(๑´ڡ`๑)